關(guān)鍵一：提前確定活動時間與地點，給活動籌備預(yù)留充足時間

　　一場活動確定日期、地點等核心方案時，不能太晚，原則上應(yīng)提前兩個月以上，并及時通過發(fā)通知、快遞、傳真等方式告知相關(guān)企業(yè)。因為，企業(yè)接到邀請函后，還需要協(xié)調(diào)出席人員的日程，而活動主辦方也需要

　　我們在籌備本次三亞活動時，由于跟合作方的協(xié)調(diào)問題，在前期出現(xiàn)了變更活動時間及地點的情況，導(dǎo)致向企業(yè)發(fā)了兩次會議通知，導(dǎo)致活動前期準(zhǔn)備時間較短，一定程度上影響了活動的開展效果。

　　在確定行業(yè)年會等大型活動時，我們建議舉辦時間應(yīng)盡量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月舉行，因為1月份是企業(yè)年會、經(jīng)銷商會議的密集舉辦時期，容易形成日程上的沖突。另一方面，因為年底各商協(xié)會、各大媒體評獎活動較多，企業(yè)年度評獎預(yù)算有限，企業(yè)常常先入為主，越往后舉辦的評獎活動，企業(yè)參與熱情和精力也會越低。

　　關(guān)鍵二：在與合作方共同主辦活動時，應(yīng)分清主次關(guān)系，確立主導(dǎo)地位

　　目前，大型活動由兩家乃至多家機構(gòu)聯(lián)合主辦的趨勢越來越多。雙方合作的初衷都是企望整合雙方的各項資源，產(chǎn)生1+1〉2的強強聯(lián)合效應(yīng)。但如果不能妥善協(xié)調(diào)、處理雙方在活動中的定位與分工，合辦活動還可能產(chǎn)生負的組合效應(yīng)。

　　在大型活動中，恰當(dāng)且可行的做法是將活動中的重點環(huán)節(jié)進行有效分解，由一方主負責(zé)。形成整體活動雙方合作、具體活動分工負責(zé)的良好合作機制，避免因職責(zé)交叉或互相推諉導(dǎo)致的活動組織混亂現(xiàn)象，從而保證活動的效果。

　　關(guān)鍵三：活動接送機應(yīng)統(tǒng)籌安排，重要嘉賓應(yīng)專人全程服務(wù)

　　首先，要使嘉賓聯(lián)系表隨時更新，保證接送機信息為最新、最準(zhǔn)確的信息。根據(jù)經(jīng)驗，在活動接機中，不應(yīng)以人為序，而應(yīng)以時間為序，這樣接送機更為方便、高效。

　　接送機每個流程都由專業(yè)固定負責(zé)，防止負責(zé)人臨時變換，影響上下方接口人的及時溝通。負責(zé)接待的人員應(yīng)保持及時的溝通，各個環(huán)節(jié)應(yīng)及時銜接，比如接機人員在接到嘉賓后，應(yīng)及時通知安排下一流程接口人安排酒店住宿與房間。

　　重要嘉賓的接待工作是會務(wù)接待的重中之重，它直接影響著活動的最終成效。一旦重要嘉賓對會務(wù)接待不滿意，將形成及其惡劣的社會影響。因此，重要嘉賓應(yīng)打破常規(guī)，由專業(yè)負責(zé)接待。具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務(wù)，讓重要嘉賓切身體會到服務(wù)的無微不至，對活動組織方產(chǎn)生良好的印象。

　　關(guān)鍵四：活動中演講嘉賓貴精不貴多，演講主題應(yīng)反映行業(yè)熱點與難點問題

　　演講嘉賓宜少且精。演講嘉賓應(yīng)是國家有關(guān)部門、知名企業(yè)家、行業(yè)資深人士、知名專業(yè)學(xué)者等重量級人物。一般一場論壇的演講嘉賓以2-3人為宜，因為演講嘉賓過多，容易引起聽講人“疲勞”，也易出現(xiàn)演講人水平層次不齊的現(xiàn)象，從而影響論壇整體水平。

　　演講主題的選擇應(yīng)該貼合行業(yè)熱點、難點，就企業(yè)及行業(yè)發(fā)展普遍關(guān)心的問題展開分析，探尋解決之道，給與會人士切切實實的“好處”。

　　關(guān)鍵五：對話環(huán)節(jié)應(yīng)強調(diào)行業(yè)性，嘉賓對話應(yīng)不受限制、保證深入和全面

　　嘉賓對話環(huán)節(jié)，應(yīng)強調(diào)行業(yè)主題，而不要辦成以企業(yè)為主體的答謝會或招商會。論壇主持人應(yīng)引導(dǎo)對話嘉賓開誠布公、暢所欲言，對大家普遍關(guān)心的問題展開深入討論，對行業(yè)現(xiàn)狀及趨勢進行深度總結(jié)。

　　在嘉賓對話中，論壇主辦方應(yīng)保持公平、公正與中立的立場。不參與嘉賓之間的爭論，但要引導(dǎo)嘉賓的言論，防止惡意攻擊等現(xiàn)象的發(fā)生。

　　關(guān)鍵六：晚宴應(yīng)細化流程，實行專人負責(zé)制，確保各個環(huán)節(jié)萬無一失

　　晚宴涉及面廣，極易出現(xiàn)冷場、鏈接不暢、次序混亂等情況。因此，晚宴策劃與執(zhí)行務(wù)必要深入細致。在時間及條件允許的情況下，最好在正式晚宴前一至兩天彩排一次，鍛煉團隊、發(fā)現(xiàn)問題及時化解。

　　晚宴活動執(zhí)行人員應(yīng)分工明確，嚴(yán)格執(zhí)行專人負責(zé)制。節(jié)目單與晚宴流程表應(yīng)音響師、主持人、演藝公司領(lǐng)隊、晚宴負責(zé)人人手一份。

　　主持人對接、節(jié)目串場、酒水供應(yīng)、禮儀小姐等重要環(huán)節(jié)都需由專人全程跟進。并且，主辦方還需預(yù)留至少一名機動人員，負責(zé)各方聯(lián)絡(luò)，并在某個環(huán)節(jié)需要協(xié)助時及時增援。

　　會務(wù)無小事。一場成功的活動，勢必是全體會務(wù)人員精誠合作、用心服務(wù)的結(jié)晶。即使這樣，在活動中，仍會出現(xiàn)這樣那樣的小失誤或者不足。這需要我們充分總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，在實踐中不斷完善活動策劃與執(zhí)行，使活動一次比一次出色，一次比一次完美。